Требования к кассовому чеку

Для контроля торговли и сферы услуг налоговая служба требует от компаний, реализующих товары, строго ведения учёта торговых операций. Предприниматель, хозяин бизнеса, должен отдать клиенту учётный документ. Он может быть создан в бумажной форме, либо как электронная версия. Продавец формирует его каждый раз, когда совершается сделка.

Обязанность по выдаче чека записана в законодательстве России, а именно в 54 ФЗ. Тот представляет собой свидетельство о том, что сделка состоялась: деньги были отданы продавцу, а продукция ушла клиенту. Чек применяют, чтобы оформить возврат товара, если покупатель недоволен его качеством или комплектностью. Документ помогает сделать налоговый вычет. Факт сделки зафиксирован и продавцом, и покупателем, благодаря именно этой небольшой бумажке. Она содержит множество полезных данных, позволяющих идентифицировать продавца, определить, в какое время, кем и когда была продана продукция. Чеки являются нужным свидетельством честного ведения бизнеса для налоговой.

В законодательных актах установлены требования к формату данного типа документов:

1. Допускается передавать чек как в бумажном, так и в электронном виде. Его отправляют либо по электронной почте, либо с помощью СМС. Бумажная и электронная версия равнозначны и имеют одинаковую силу.
2. В документе содержатся обязательные сведения, которые касаются самого акта купли-продажи, информации о продавце, покупателе. Есть данные, которые указываются в обязательном порядке, их вносят в каждый такой документ, независимо от типа сделки, типа чека. Также существуют сведения вспомогательные, которые добавляют только при определённых условиях. Например, в электронной форме требуются email отправителя и покупателя. Если в чеке нет каких-то нужных реквизитов, то налоговая служба может придраться к отчетности и назначить штраф.
3. Печатаемые сведения должны быть отчётливо видны, хорошо читаемы. Такими они должны оставаться не менее шести месяцев с момента сделки.
4. Если клиент самостоятельно увозит покупку, оплачивая её картой, то бумажный документ о сделке должен быть напечатан после проводки денег. Не допускается печатать его заранее.
5. В случае ошибки оборудования или оплошности сотрудника чек может быть не выдан покупателю. Тогда следует сделать коррекцию и напечатать дополнительный документ. Соблюдение данной процедуры помогает сохранить прозрачность отчетов и избежать сложностей при подаче документов в налоговую.

Сведения, которые вносят в чек, определены в федеральном законе 54. Указывают:

• Наименование документа. В данном случае он называется «кассовый чек», либо иначе. Как именно, определяется при первичной регулировке кассового аппарата.
• Числовой номер, обозначающий порядок выдачи чека за смену. Нужен лишь в электронной версии. Касса присваивает его автоматически.
• Когда и где произведен платёж: место, дата, время. Это может быть адрес помещения, с индексом и указанием города. Если речь о междугороднем рейсовом автобусе, то потребуется его номер, адрес фирмы. Если платёж идёт в интернете, то нужен адрес сайта. Всего на наименование места отводится 256 символов, допускаются сокращения, но они должны быть допустимыми, согласно списку.
• Название фирмы, ИП. Надо давать целиком, со всеми расшифровками. Вносится в систему при первичной настройке кассы.
• Тип налогообложения . Необходим в электронном виде. Устанавливается при настройке.
• Тип расчетной операции: оплата покупателем, отправка денег обратно клиенту, оплата фирмой, возврат фирме ранее выполненной платы. Вносится в программе.
• Названия продукции, услуг, количество товаров, размер платежа. Название требуется хорошо читаемое и понятное. Наибольший размер — 128 знаков. Задаётся в программе.
• Стоимость единицы продукции. Даются скидки, наценки, учитывается НДС. Задается в программе.
• Суммарная стоимость, считая НДС. Из расчета кассы.
• Способ передачи денег: наличные, карта, безнал. Указывает сотрудник компании после внесения денег клиентом.
• Сведения о сотруднике компании, обслуживающем покупателя — фамилия, инициалы. Не используется, если кассир отсутствует — так бывает при покупке товара в интернете или на кассе самообслуживания. Задается при настройке.
• Сведения о регистрации ККТ. Задаётся автоматически.
• Ставится фискальный признак, используется в виде аббревиатуры ФП. Вносится программой.
• Адрес налоговой. С его помощью проверяется подлинность. Задан при регистрации оборудования.
• Адреса клиента и отправителя покупки. Для электронных документов. Записывают в кассовое ПО.
• Фискальный номер, сквозной номер, не то же самое, что и номер документа за смену. Создается автоматически.
• Номер смены. Создаётся без участия человека.
• QR-код. Задаётся программой автоматически.

Перечисленная информация необходима, чтобы чек полностью отражал сведения о совершенной торговой операции.

В зависимости от того, где и как куплен товар, оформление чека будет отличаться.

Можно не вписывать имя кассира; надо внести электронную почту клиента и фирмы, контактные телефоны. Если покупатель постоянный, то он будет в базе. Достаточно выбрать нужную строчку, и сведения о нём будут внесены в чек автоматически.

Если покупка происходит в интернете, то бумажный чек делать не надо. Достаточно электронного. Его надо послать на почту, либо посредством СМС покупателю. К товару, привезённому логистической службой, чек прикладывает сама транспортная организация.

Если деньги внесены в качестве предоплаты, то продавец нечасто способен верно определить объект продажи и внести правильное наименование. Этот чек нужно оформлять иначе, чем другие аналогичные.

Реализация маркированного товара подразумевает, что в документе ставят уникальный номер товара и обозначение. В электронном бланке пишут код идентификации. Наличие маркировки показывает клиенту, что товар соответствует требованиям безопасности, что он настоящий, а не контрафакт. Чтобы работать с маркированной продукцией, нужно найти хорошую онлайн-кассу: автономные кнопочные работать с таким видом товаров не умеют.

Какие бывают наказания за пренебрежение правилами работы, указано в административном кодексе. Так, при передаче покупателю чека с ошибками в реквизитах или вообще без реквизитов, назначается:

• для индивидуальных предпринимателей — до 3 тысяч штраф;
• для юридических лиц — до 10 тысяч рублей.

Если продавец не отдал чек:

• ИП — до 2 тысяч штраф;
• юрлица — до 10 тысяч штраф.

Чтобы избежать неприятной ситуации, следует заранее позаботиться о правильной генерации чеков и их своевременной выдаче.

Покупатели часто относятся к чеку как к ничего не значащей бумажке — могут его выбросить, электронные копии удаляют. Несмотря на это, продавец не должен отступать от норм закона — он обязан выдавать чеки каждый раз, когда совершается акт купли-продажи. Если этого не сделать, то у налоговой службы появятся серьёзные претензии к такому предпринимателю. На первый раз нарушение могут простить, и бизнесмен отделает предупреждением. Но при повторном же отступлении от требований закона последствия могут быть более неприятными: на предпринимателя будет наложен штраф.

В 2023 году изменились требования. Контрольно-кассовая техника (ККТ) теперь должна вносить новые данные в документ: подробные сведения о продавце, реквизит чека, отраслевой номер, проверку покупки (обозначается кодом). Правильное оформление чеков необходимо, чтобы у ФНС не возникало вопросов к предпринимателю.