Что такое онлайн-касса

Цифровизация стала нормой: люди делают покупки, оформляют документы и решают административные вопросы в сети. Теперь вести торговый бизнес без онлайн-кассы нельзя. За нарушение правил предприниматели могут получить крупные штрафы и запрет на продолжение работы.

Государство начало постепенный перевод на кассовое обслуживание в онлайн в 2016 году. Суть нового метода заключается в передачи всех фискальных чеков напрямую в налоговую в режиме реального времени. Процесс позволил значительно снизить количество проверок, так как учет электронных данных магазина или предприятия стал более удобным и прозрачным. Сначала предприниматели могли постепенно переходить на такое кассовое оборудование. Теперь использовать возможности онлайн-касс обязаны все компании: начинающие ИП и крупные предприятия в сфере ретейла должны подключить систему. О сложности выбора и функциях касс расскажем в статье.

Система применяется для оперативного расчета с покупателями, передачи полученных данных о реализации товаров в налоговую службу. Устройство должен использовать практически каждый бизнес, работающий в отрасли торговли и оказания услуг. Торговый аппарат для грамотного учета выполняет формирование чеков, шифрование и сохранение информации надежным накопителем. После данные передаются через оператора в регулирующий орган.

Перед использованием системы организации должны заключать соглашение с ОФД, который будет хранить и передавать данные о платежных документах. Оператор надежно хранит информацию о чеках не менее пяти лет: в любой момент вы увидите сохраненные архивы.

В перечень возможных нарушений включены ошибки в расчетах. Неправильно указанные реквизиты, применение кассы без регистрации – за неточности бывают штрафы. Не хотите рисковать бизнесом? Зарегистрируйте онлайн-кассу, следуйте установленным законам и правилам.

Новая система обеспечивает прозрачность взаимодействия продавцов с покупателями в отличие от обычной кассы. В любой момент потребители могут обратиться в ФНС для проверки чеков.

Принцип действия контрольно-кассовой техники прост. Работа ведется по алгоритму:

• Операция. Покупателю нужно купить товар. За услугу или продукт проводится оплата: операция выполняется кассиром или работает автоматически, когда клиенты оформляют заказ в сети.
• Передача данных. Система передает полученные данные о совершенной операции на накопитель.
• Формирование чека. После формируется чек, включающий все параметры покупки.
• Передача чека. Покупатель получает чек в любом виде: тип документа зависит от функций торгового оборудования.
• Сохранение. Поступившие на фискальный накопитель данные сохраняются и шифруются.
• ОФД. Кассовое оборудование передает информацию в ОФД.
• Проверка. Данные проверяются, обрабатываются и пересылаются в ФНС.

Не всем компаниям нужна онлайн-касса. Продолжать вести деятельность без установки оборудования могут:

• Физлица или ИП, работающие на НПД. При этом чеки выдаются с помощью простого приложения.
• ИП, работающий на патенте. Правило действует на предпринимателей, которые ремонтируют или шьют (обувь, одежду), оказывают услуги ремонта мебели, изготовления ключей. Система не нужна при ведении животноводства, услугах химчистки. Пункт касается и фотографов.
• Если специфика деятельности или местоположения не позволяет проводить расчеты с помощью кассы. Например, продажа ценных бумаг, торговля на выставках или ярмарках, оказание услуг за больными людьми.
• ИП, занимающиеся сдачей жилья или машиномест в аренду. При этом площади принадлежат ему.
• Бизнес, работающий в отдаленных местах. Список участков определяют субъекты РФ.

Онлайн-касса отличается техническими параметрами: бесплатная инструкция поможет найти лучшие модели. Рассмотрим все виды устройств, которые могут подойти.

Классические аппараты включают блок, регистратор, сканер, принтер для печати чеков, терминал платежей, ящик для наличных. Стационарные модели чаще используют сетевые маркеты, кафе, другие компании. На приборы можно устанавливать бухгалтерские программы, ПО для автоматизации и учета товаров.

Самые удобные типы кассового оборудования, доступные в отрасли торговли. Модель напоминает калькулятор с маленьким экраном, включает принтер чеков и регистратор. Можно подключать терминал для платежей с помощью банковской карты.

Выбирать автономные модели лучше при:

• небольшом, редко меняющемся ассортименте;
• отсутствии требований к использованию маркировки, штрихкодов для сканирования;
• небольшом потоке покупателей;
• ограниченном бюджете, так как цены на такие модели более доступные;
• ведении выездной торговли.

Автономные кассы часто используют на старте, когда у компании пока нет большого потока посетителей. Мобильные модели подходят и для среднего бизнеса: их можно приобретать для курьеров, торговых представителей или небольших филиалов.

Модели напоминают планшет с сенсорным управлением, которым невероятно просто пользоваться. В устройство встроен принтер для печати чеков. В смарт-терминалы можно устанавливать необходимые программы. Например, приложения для учета и отслеживания продаж. Допустимо подключение эквайринга, сканера, весов, другого оборудования, что позволяет применять кассу практически при всех типах организаций.

Смарт-модели могут работать от аккумулятора или сети. Их можно использовать при широкой номенклатуре продукции, требующей учета и частого изменения параметров. Многие аппараты поддерживают системы быстрых платежей: для этого требуется установка ПО сканирования QR кодов и камера. Можно систематизировать работу с покупателями, внедрив программы лояльности и подключив внешние системы.

Устройства работают при подключении к компьютеру или терминалу с подходящим софтом для товарного учета. Аппараты не оснащаются встроенными батареями, поэтому всегда работают от сети. Информация в ОФД передается с помощью компьютера.

Совмещенные с эквайрингом онлайн-кассы значительно упрощают процесс работы с покупателями. Сервис приема платежей Prodamus предлагает бесплатную онлайн-кассу с эквайрингом. Это удобно для бизнеса: вы сможете принимать платежи без сложностей. К таким кассам не требуется подключение устройств для безналичной оплаты. Эквайринг включен в систему, включающую фискальный регистратор и принтер чеков. Мощный аккумулятор и подключение к мобильной сети позволят использовать устройство в любом удобном месте.

Такие модели принимают оплату на сайте: способ подойдет для организаций, работающих на выезде или принимающих платежи удаленно. В локальных торговых точках пользоваться такими кассами нельзя. Облачные устройства интегрируют с ресурсом компании, на котором ведется торговля. При этом кассовый аппарат расположен в ЦОД. Управление прибором выполняется в личном кабинете: вы можете отслеживать статистику, выполнять настройки. Одна касса способна обслуживать несколько участков расчета, поэтому модель применяют интернет-магазины, курьерские компании.

По законодательству использовать системы облачного типа могут не все предприятия. Но именно такой формат способен заменить другие, сферы применения постепенно расширяются. Модель универсальна: она проста и выгодна в использовании. Устройство не подойдет для салонов красоты, спортивных центров, офлайн-магазинов и других компаний, где оплату принимает кассир.

Многие предприниматели считают, что все онлайн-кассы одинаковы. Но это не так. Нужно учитывать несколько факторов: тогда вы сможете выбрать систему, позволяющую вести бизнес без ошибок и перебоев.

Стоит учесть:

• Тип вашей деятельности, виды расчетов. Маленький шоурум сможет обойтись автономным аппаратом с эквайрингом. Для служб доставки потребуется облачная модель. Оптовым компаниям лучше поставить стационарное устройство с подключенным софтом учета.
• Условия. В торговых помещениях небольшой площади можно установить смарт-терминалы. Для продаж на улице можно применять автономные модели или онлайн-кассы с установленным эквайрингом.
• Количество покупателей. Аппараты слабой мощности не смогут обрабатывать слишком много операций, поэтому скорость обработки поступающих платежей будет слишком низкой. Покупателям придется долго ждать выдачи чека.
• Совместимость с ПО. У вас уже установлено торговое оборудование? Подбирайте системы, ПО которых совместимо с установленными.
• Автоматизация бизнес-процессов. Автоматизировать работу помогут автономные модели, дополненные системой эквайринга. Для бизнеса с системами автоматизации нужно установить аппарат с возможностью интеграции в уже имеющееся оснащение.

Прием платежей можно упростить с сервисом приема оплат Prodamus. Для подключения требуется минимальный пакет документов. Вы сможете принимать деньги из разных стран, не нарушая законы. Работать со встроенной онлайн-кассой просто: клиенты получают чеки, которые соответствуют установленным требованиям. А выгодные условия сделают сотрудничество более приятным. С помощью «живой» технической поддержки вы сможете быстро решить любые возникшие вопросы.