Какой кассовый аппарат для ИП лучше выбрать

Цифровые технологии развиваются и приходят в бизнес. Покупка и продажа товаров онлайн занимает всё больше места в торговле. Мало компаний, не имеющих свой сайт, и которые не пытаются найти клиентов и партнёров с помощью интернета. Для контроля оборота товаров и денежных средств с 2016 года государство начало перевод кассового обслуживания в виртуальное пространство. К настоящему времени основные этапы этого процесса подошли к концу.

Упрощено взаимодействие с налоговой службой, вся нужная ей информация отправляется онлайн в автоматическом режиме. Такой способ передачи сведений обеспечивает удобство, надежный контроль, тщательный учёт. Уменьшается потребность в проверках, что снижает нагрузку на государственные службы. Единственная сложность — для надежной работы системы надо заменить все кассовые аппараты на новые устройства, которые могут подключаться к интернету, чтобы передавать сведения о совершенных операциях.

Новое поколение оборудования — это онлайн-кассы, которые в любой момент могут связаться с налоговой службой, чтобы передать сведения о совершенных товарно-денежных операциях. Аппараты точно так же, как и старые ККТ регистрируют факт покупки, формируют чек, могут распечатать его, чтобы продавец тут же передал чек клиенту. Дополнительная опция: все сведения об операциях шифруются и хранятся внутри аппарата на фискальном накопителе.
Порядок работы онлайн-кассы:

• Покупатель оплачивает товар, отдавая продавцу наличные, или переводит деньги, используя банковскую карту.
• Продавец создаёт чек, либо тот генерируется автоматически.
• Чек отправляется одновременно на распечатку и в фискальный накопитель.
• Сведения об операции направляются оператору, который обрабатывает данные для налоговой.
• Поступившую от предпринимателя информацию анализируют и затем передают в налоговый департамент.

Индивидуальный предприниматель, выбирая кассу, сталкивается с множеством предложений. Какая модель лучше? На что обратить внимание? Ответ простой: надо ориентироваться не только на цену. Смотреть стоит на количество опций, на простоту эксплуатации. Должны выполняться требования:

• Оригинальный учетный номер, присваиваемый кассе изготовителем и наносимый на корпус.
• Регистрация в налоговом департаменте. Здесь кассе выдают ещё один номер.
• В аппарате должен быть фискальный накопитель, где в зашифрованном виде хранится информация о каждой сделке. Устройство должно быть сделано так, чтобы накопитель легко было заменить.
• Возможность подключения по проводной и беспроводной связи для отправки данных фискальному оператору.
• Печать чека, указание в нём информации о товарах и услугах.
• Опция генерации электронного чека и последующая его отправка по СМС или email.

Также имейте ввиду, что для продажи цифровых товаров, обучения или услуг можно воспользоваться готовым решением от агентских сервисов и экономить порядка 30 000 рублей ежегодно за счет встроенной онлайн-кассы. Например, это можно сделать с помощью платежного модуля Продамус. Ознакомиться с ним или получить консультацию можно на главной странице: https://newaccount.ru/

Изготовители предлагают несколько типов кассовых аппаратов. Чтобы предпринимателю приобрести ККМ, ему надо понимать, какими плюсами и минусами обладают разные модели оборудования. Какие из них для каких видов деятельности подходят лучше, а для каких хуже, какова специфика той или иной техники. По функциональным возможностям бывают такие кассы: автономная контрольно-кассовая техника, смарт-терминалы, POS-аппараты, облачные.

Выглядит, как крупных размеров калькулятор. Аппарат оснащён небольшим дисплеем. У него есть кнопочная клавиатура. Такие модели выполняют несложные операции, обладают невысокой степенью автоматизации. В них нет таких встроенных опций, как скан маркировки, подключение к внешним каталогам товаров для их учёта. Сферы применения ограничены. Это могут быть небольшие продуктовые магазины со скромным ассортиментом. Удобны для торговли на выезде, при продаже билетов.

К плюсам аппарата относятся: размеры — его габариты совсем небольшие, и невысокая цена устройства. Практически любой частный предприниматель на УСН может позволить себе приобрести такую технику. Стоимость составляет от 6 до 12 тысяч рублей. Хорошее решение для тех бизнесменов, кому не требуется много опций и достаточно одного небольшого автономного аппарата.

Смарт-терминал — это планшет или смартфон, часто на базе Андроид. У новой мобильной техники много опций. Дополнительно на гаджеты ставят специальное ПО. Можно ставить любые приложения с любым функционалом. Кроме общей цены покупок аппарат может считать скидки, вычислять сдачу. Большие возможности подключения к внешним базам, каталогам, другим системам позволяют автоматизировать отчётность, вести учёт продукции, работать напрямую с программой лояльности. Другой плюс техники этого типа в том, что к ней нетрудно подсоединить вспомогательное оборудование, такое как сканер штрихкодов.

Свойства:

• сенсорное управление, так как база — смартфоны и планшеты последнего поколения;
• установлено профессиональное ПО;
• есть печатающее оборудование для чеков;
• фискальный накопитель;
• цена от 15 до 40 тысяч рублей.

ККМ могут запитываться от аккумулятора, от сети, либо использовать комбинацию этих источников. Аккумуляторные аппараты небольших габаритов, часто на основе смартфона. Годятся для торговли на выезде, ими пользуются курьеры. Не требуют сложной инструкции. В стационарных торговых точках применяют аппараты на базе планшетов. У них больше экран, ими удобнее пользоваться.

Не просто отдельная техника, а крупный комплекс, объединяющий несколько единиц оборудования, имеющих общую систему управления — программный модуль. Востребованы в больших торговых центрах с высокой проходимостью. В качестве терминалов применяют POS-ПК, с установленным на них профессиональным ПО. В комплекте также идёт принтер для чеков, фискальный накопитель, устройство ввода: сенсор либо клавиатура, сканирующий модуль, монитор для клиента и для сотрудника, ящик для купюр и монет.

POS-комплексы — стационарные системы, которые нужны в организациях, где клиентов много и их требуется обслуживать быстро. Это рестораны и кафе с большой проходимостью, часто точки быстрого питания. Это и супермаркеты, гипермаркеты — любые крупные торговые организации. Аппаратура и ПО дают возможность автоматизировать все процессы торговли, что снижает расходы на персонал, уменьшает время обслуживания покупателей, а значит в итоге увеличивает прибыль владельца торговой сети.

Среди плюсов POS-систем:

• поддержка актуальных версий программ;
• для надежной работы достаточно просто правильно подключить онлайн-кассу;
• производительность;
• гибкие настройки.

К минусам комплексов относят только высокую цену аппаратуры, её монтажа и наладки. Сама техника, одно рабочее место, стоит от 40 до 150 тысяч рублей. Отдельно придётся оплатить установку и настройку ПО.

Удобный сервис, преимущество которого в том, что всё оборудование, выполняющее расчёт, регистрацию, работу с ОФД и ФНС находится в защищённом и обслуживаемом центре обработки данных. Бизнесмен работает с техникой удалённо, получая к ней доступ через приложение со своего смартфона. Он принимает оплату, ведет учет товаров на складе, генерирует бумажные и электронные чеки — решает все предпринимательские задачи. Такая касса дает все опции, доступные обычным ККМ и удовлетворяет всем условиям 54 ФЗ.

Облачные кассы можно применять, если услуги оказывают, выезжая на территорию клиента. Это относится к парикмахерам, визажистам, дизайнерам. А также к специалистам по ремонту техники, электрикам, сантехникам и другим профессиям. Для оплаты работы при выезде на объект, где ожидает клиент, облачные кассы не просто разрешены, они станут хорошим вариантом, снижающим расходы предпринимателя. Пусть надо платить за аренду облачного сервиса, за его обслуживание, содержание, но расходы на эти нужды меньше, чем ремонт техники, применяемой в других типах онлайн-касс. При этом у предпринимателя не будет высоких первоначальных трат на покупку оборудования.

Пожалуй, идеальный вариант для начинающих, когда можно не тратиться на покупку, настройку и оплату работы специалистов. Деньги от клиентов принимает платежный модуль, и он же выдает чек по всем правилам 54 ФЗ. Там вы будете указаны как поставщик услуги. Минусы у данного варианта следующие:

1. Использовать встроенную кассу можно только для онлайн-оплаты. Принять наличку и выдать чек не получится.
2. Продавать можно только цифровые товары, обучение и услуги. Для физического товара уже обязательна обычная касса.
3. Деньги сперва поступают агенту, поэтому на р/счет они к вам попадают через 1-3 рабочих дня.

Из плюсов:

• Можно принимать из-за рубежа.
• Экономия на покупке онлайн-кассы.
• В такие сервисы-посредники, как правило, входит много другого полезного функционала – отправка писем, рассрочки, интеграции с платформами.

Обычная практика состоит в том, что выбор ККМ делают по цене, рассматривая недорогие модели. Это оправдано не всегда, потому что самые дешёвые аппараты – кнопочные, с минимальным набором функций. Небольшое число опций годится не всем видам бизнеса. Часто нужно больше возможностей. Покупать же самые дорогие системы может быть невыгодно, и их опции окажутся избыточны для организации — получится, что владелец переплатил. Подходящая модель отыщется, если смотреть на критерии:

• Автономность. Предпринимателю нужно знать, хочет ли он использовать стационарную систему или касса ему нужна на выездах. Если товар доставляют курьеры, либо оплата идёт за пределами магазина, то встроенный аккумулятор — обязательный критерий, на который надо смотреть при поиске онлайн-кассы. Время работы без подзарядки: от 10 до 12 часов. Ещё один вариант — облачные кассы.
• Размеры аппарата. Комплексы POS — это крупные стационарные объекты: несколько ПК, объединённых в систему со специальным ПО. У них много функций, но не везде их разумно применять. В маленьких кафе, небольших магазинах сложное оборудование не нужно — оно будет занимать много места, да и расходы на его установку и настройку не оправдают себя. Для таких организаций лучше онлайн-кассы небольших габаритов.
• Если покупок много и клиенты идут нескончаемым потоком, то потребуется касса с высокой производительностью. Время выдачи чека — характеристика, которая позволит судить о скорости обработки одной торговой операции. Она зависит от ширины ленты — чем больше знаков влезает в одну строчку, тем быстрее идёт печать. Зависит от опции автоотреза. Если она есть, то кассиру не надо отвлекаться на то, чтобы отрывать чек руками.
• Тип подключения к интернету. Техника, входящая в состав стационарных комплексов, соединяется с сетью кабелем. Мобильные терминалы подключаются через Wi-Fi, либо через GSM — тогда потребуется SIM-карта. Их допустимо соединять и кабелем.
• Вспомогательные опции. Если магазин или кафе небольшие и посетителей бывает немного, то терминал лучше брать со встроенным сканером. Он обходится дешевле, чем два отдельных устройства, а сложностей при обслуживании посетителей не создаёт, если не нужно заботиться о скорости работы.

Поиск по критериям помогает найти хорошую модель онлайн-кассы. Есть и общие рекомендации, которые помогут купить ККМ. Крупным фирмам, ведущим торговлю или обслуживающим клиентов, у которых высокая проходимость, лучше предпочесть стационарные POS-системы. Но если в фирме работает немного сотрудников и характер их работы выездной, то такой организации больше подходит облачная касса. Всё её оборудование расположено в центре хранения и обработки данных. На его обслуживание не надо тратиться. Достаточно пользоваться приложением в телефоне, чтобы вести торговлю. Этот вариант удобен для курьеров — они принимают плату с использованием телефона, а приложение генерирует нужный чек. Фискальный документ затем направляется на почту клиенту, а также в налоговую службу. Для индивидуальных предпринимателей лучший выход — приобрести облачную систему или в крайнем случае кнопочную онлайн-кассу.

А если вы подходите под критерии, то обязательно ознакомьтесь со встроенными решениями. Так сэкономите не только деньги, но и время на всю эту техническую суету. По этим вопросам можете оставить заявку, я с удовольствием вам подскажу и проконсультирую.