Нужен ли ИП кассовый аппарат

Изменения в законодательстве привели к тому, что теперь кассовую технику требуется применять при ведении практически любых видов бизнеса. Хотя варианты без приобретения кассы еще остались для продаж через интернет. После доработки 54 ФЗ расширился перечень сфер, где необходимо вести строгий учёт дохода.Оборудование для фиксации сделок по купле-продаже было усовершенствовано и новые системы автоматизировали многие процессы. Теперь удобнее и проще передавать информацию в налоговую, а сами операции стали прозрачнее и понятнее.

Онлайн-касса — инструмент платежей при выполнении процедур купли-продажи. Она автоматически фиксирует сведения о проводимой операции и отправляет их оператору (ОФД), а затем в налоговую. Позволяет избежать рутинных процедур. Делает торговлю в магазине более удобной, прозрачной, снижает потребность в проверках, так как в налоговую поступают все данные о работе каждой зарегистрированной фирмы или ИП с упрощенным налогообложением.

Согласно законодательству, владельцы бизнеса должны заключать договоры с ОФД, входящим в реестр налоговиков. Так обязаны делать все, но есть исключения из правила. Если индивидуальный предприниматель ведёт деятельность в труднодоступных районах (их список дан в законодательных актах), ему разрешено не отправлять сведения оператору. Большинству же организаций обязательно работать с ОФД и только с теми, который входят в реестр налогового департамента.

Именно оператор анализирует сведения об оплате, обрабатывает их и затем пересылает в налоговую. Вся информация отправляется без промедления — в то же время, что и платёж. ФНС получает данные в режиме реального времени.

Еще к исключениям можно отнести работу с сервисами-посредниками, которые предлагают агентские услуги с применением онлайн-касс по всем правилам 54 ФЗ. Такие платформы позволяют не покупать свою личную технику, а пользоваться бесплатной встроенной от агента. При этом клиент также автоматически получает чек после покупки, а данные уходят в ФНС. Но такое доступно далеко не всем – только для цифровых продуктов, обучения и услуг.

ККТ разных моделей могут функционировать по-разному, однако общий алгоритм действия у всех похож:

1. Сканирование. Штрихкод надо считать, чтобы информация о товаре попала в систему, была обнаружена в базе и получены сведения о стоимости, артикуле, а также другие данные, необходимые при оформлении чека. В случае если штрихкод не считался, его допустимо внести вручную.
2. Покупатель оплачивает товар. Он может отдать наличные, использовать банковскую карту, либо оплатить с использованием QR-кода. Любой из способов годится, чтобы сделка состоялась.
3. Когда деньги внесены, аппарат создаёт чек. Его надо отдать покупателю.
4. Вся информация о покупке остаётся на внутреннем накопителе системы. Сведения в зашифрованном виде хранятся в специальном модуле.
5. Одновременно информация о сделке направляется оператору, который обрабатывает её, а затем перенаправляет в налоговую. Быстрая передача сведений помогает ФНС оперативно следить за всеми действиями предпринимателя, рассчитывать и контролировать своевременное внесение налогов.

Применение онлайн-кассы требуется всем компаниям: и ООО, и ИП на УСН. Кроме небольшого числа организаций, что входят в особый список. Условия попадания в него прописаны в законодательных документах. В 2024 году нововведений не было, и общие принципы работы с онлайн-кассами не изменились. ККМ нужны при расчётах:

1. С ИП, либо юридическими лицами, если оплата происходит наличными, либо картой. Предельная сумма, для которой разрешено использовать данный метод фиксации сделки, составляет 100 тысяч рублей и не более на каждый договор. В случаях, когда надо перевести больше, требуется осуществлять оплату по безналичному расчёту, без использования кассы.
2. С физлицами. Не зависит от способа перевода. Онлайн-кассу необходимо использовать при выплате наличных, переводе картой, использовании электронных кошельков, а также при перечислении средств с банковского счёта.

До 2024 года расчётом называли приём денег продавцом в процессе операции купли-продажи. В настоящее время к расчётам относят:

1. Перевод средств в качестве оплаты за услуги, за товары, за выполнение работы. Теперь к расчётам относят не только приём денег продавцом, но и перевод их обратно покупателю в случае возврата товара, либо отказа от работы или услуги.
2. Все операции с деньгами в игорных заведениях: приём ставок, обмен фишек, выплаты. Аналогично и для лотерей.
3. Выдача займов, а также их погашение.
4. Финансовые действия ломбардов.
5. Любые операции, связанные с передачей денег за продукцию, услуги, работы.

Не все организации должны применять онлайн-кассы. В законодательных актах можно найти перечень тех, кто освобождён от этой необходимости:

• плательщики НПД (самозанятые);
• работники, трудящиеся в районах, где нет интернета и доступ куда затруднён;
• предприниматели, работающие в сфере религии;
• несколько видов деятельности при использовании патентов.

Другой принцип освобождения от использования онлайн-касс связан с видом работ, которые выполняет предприниматель. Не требуется онлайн-касса:

• при реализации в киосках водой, мороженым, молоком;
• в случае продажи театральных билетов с лотка;
• при торговле печатной продукцией: газетами, журналами;
• при уходе за немощными родственниками: стариками, инвалидами или за детьми;
• в случае помощи на огороде, в саду, при заготовке дров;
• при торговле бахилами в розницу.

Также покупка своей онлайн-кассы необязательна, если будете использовать агентские сервисы. Это позволяет сэкономить порядка 30 000 рублей, но при условии, конечно, что ваша ниша подходит для такой замены. Одним из таких сервисов является Продамус. Ознакомиться с ним или оставить заявку на консультацию можете на главной странице.

Весь список организаций и видов деятельности, которым не требуется онлайн-касса, дан в 54 ФЗ. Прежде чем покупать оборудование и подключаться к сервисам, стоит проверить, есть ли ваш вид деятельности в полном списке. Те же, кто не входит в категории освобожденных, должны устанавливать онлайн-кассу.

Для передачи сведений оператору и в налоговую службу требуется подключение к интернету. Но так как подключение к нему возможно далеко не везде, то в некоторых населённых пунктах разрешено работать без подключения к единой общей системе. Во всех регионах есть список подобных населённых пунктов.
Отсутствие онлайн-кассы не освобождает от необходимости выдавать покупателю документ о факте купли-продажи. В бумаге надо указать число, время, место продажи, общую сумму, форму передачи денег, реквизиты продавца и его фамилию.

Работать без кассы можно в местности, если:

1. Место официально считается труднодоступным и внесено в список таких районов. Список составляют региональные власти.
2. При желании покупателя получить документ о продаже: надо выдать бумагу, заменяющую чек. В ней содержится вся нужная информация: от реквизитов продавца до времени и места выполнения продажи.

Онлайн-кассы обязательны для всех групп предпринимателей, кроме небольших исключений, которые касаются незначительной части бизнесменов. При работе с физическими лицами это правило должно соблюдаться неукоснительно. И даже если бизнес находится на начальной стадии развития, использование ККМ обязательно. В случае если не выдать покупателю чек, он имеет полное право обратиться в налоговую, которая может оштрафовать нерадивого предпринимателя.

Если бизнесмен начал оказывать услуги или продавать товары без установки онлайн-кассы, при этом не пробивал чеки и не отдавал их покупателям, а фискальные сведения так и не попали в ФНС, то налоговики имеют полное право провести проверку и наложить взыскание. В таком случае предпринимателя ждёт штраф — минимальный 10 тысяч рублей. Чтобы избежать таких расходов, надо сразу ставить кассу, либо не начинать работу, пока касса не будет подключена.

Действующие взыскания за отсутствие кассы или ненадлежащее отношение к формированию фискальных документов:

• При работе без ККМ может взыскиваться до 50% полученных средств.
• Второе нарушение (работа без кассы) — запрет на деятельность на время не менее 90 суток или до устранения проблемы. Такие меры применяются, если денег получено менее 1 миллиона рублей.
• Если неучтённые перечисления превышают сумму в 1 миллион рублей, то срок запрета может составить до двух лет.
• Иногда касса может не во всём выполнять требования налоговой. Если оборудование не соответствует условиям, прописанным в законодательстве, то предпринимателя оштрафуют на сумму до 3 тысяч рублей.
• Если касса была неверно зарегистрирована, то взимается сумма до 3 тысяч рублей.
• При отсутствии чека или его невыдаче в бумажной либо электронной форме, налагается штраф в 2 тысячи рублей, либо предупреждение.
• Если заявки и обращения ФНС игнорируются предпринимателем, то за это также предусмотрены штрафы: от 1,5 до 3 тысяч рублей.

Важно своевременно выполнять требования налоговиков и не нарушать закон, иначе каждый прокол может обойтись бизнесмену в большую сумму.

Установить кассу нетрудно. Для этого надо:

• найти технику и купить её;
• заключить договор с ОФД и сделать электронную подпись;
• пройти регистрацию в ФНС;
• получить готовую к работе онлайн-кассу;
• установить оборудование и запустить его.

А если вы продаете цифровые товары, обучение или предоставляете услуги, то можно воспользоваться агентскими сервисами и сэкономить на покупке и настройке.

При поиске онлайн-кассы надо учитывать технологию ведения бизнеса и те функции, которые требуются от кассовой системы. Отталкиваясь от этого, берут необходимый тип и модель техники.