Диадок

Бизнес-процессы в небольших, средних и даже крупных фирмах более эффективно функционируют, если основаны на электронном документообороте, без применения бумажных носителей. Системы, которые позволяют обмениваться по сети официальными бумагами, представленными в электронном виде, представляют собой удобные, надёжные и простые в освоении программные комплексы. Диадок – платформа, обладающая преимуществами всех существующих систем документооборота, созданная с учётом предыдущего опыта эксплуатации подобных программных продуктов. Разработчикам удалось учесть все недостатки и выпустит уникальную систему, которая решает проблемы пользователя и работает без сбоев.

Система электронного документооборота, которая подходит для организаций всех типов – Диадок. Это программный комплекс, с помощью которого можно полностью исключить из использования бумажные копии любых юридически важных бумаг. Система даёт возможность наладить обмен данными внутри фирмы, а также с клиентами любых других операторов ЭДО. Передача сведений происходит онлайн. Всё сохраняется в электронном архиве, что позволяет не потерять значимые бумаги. Безопасность данных обеспечивается двойным шифрованием и защитой серверов.

Какие типы документов поддерживает Diadoc:

• декларации;
• счета-фактуры;
• акты;
• накладные;
• договоры;
• платежки;
• письма.

Плюсы работы в системе Диадок:

• В личном кабинете имеется доступ к справочнику, в котором можно бесплатно посмотреть обзор сервиса.
• Непосредственно внутри программного комплекса можно генерировать документы, а затем обмениваться ими. Пользоваться можно с любого устройства – с ПК или через мобильное приложение.
• В программе работает внутренний редактор, который помогает формировать документы.
• Все входящие данные система сама анализирует и складывает в папку так, чтобы сотрудник не тратил время на просмотр и отбор документов.
• Чтобы согласовать бумаги с руководством или получить одобрение бухгалтерии, теперь не надо самому бегать по офису, размахивая кипами документов. Достаточно пары кликов, чтобы нужные данные отправились другим сотрудникам.
• Напоминание о подаче документов в надзорные госорганы.

Для сотрудников компании полезны такие опции системы Диадок, как:

• массовое подписание, достаточно одного клика;
• просмотр статуса документа на любом этапе и в любое время;
• показывает отчёты для налоговой службы в электронной форме;
• можно сделать вычет НДС;
• удобный обмен документацией с партнёрскими фирмами.

Прежде чем начинать внедрение электронного документооборота в компании, надо понять нужен ли он в вашем бизнесе, какой эффект от него стоит ожидать.

Чтобы понять все сложности, связанные с изменением документооборота, изменением рабочих процессов, надо заранее, ещё до начала процедур внедрения, специалисту по ЭДО побеседовать с сотрудниками фирмы. Профессионал ответит на вопросы людей и поможет понять, что система ЭДО внедряется для улучшения условий труда, а не наоборот.

Чтобы начать работу с Диадок, нужна квалифицированная электронная подпись руководителя фирмы. Для входа в систему применяется сертификат КЭП, логин и пароль, телефон, электронная почта. Только по сертификату КЭП станут доступны все функции работы с фирмой и полные права.

При авторизации в первый раз эти сведения необходимо внести в систему. Если заход происходит по электронной подписи, то все данные вносятся автоматически. Какие-то дополнительные сведения можно добавить в профиль в пункте меню «Настройки».

Удобство системы в том, что работать с электронными документами можно не только внутри своей фирмы, но и при взаимодействии с партнёрами. Чтобы партнёры подключились к системе, надо заранее отправить им приглашение. Это можно сделать в самой программе. Надо пройти: «Контрагенты» – «Поиск и приглашение». Здесь появится строка поиска, и в ней следует ввести ИНН фирмы, которой вы хотите посоветовать Диадок.

Для поиска можно использовать не только ИНН, можно взять название компании. Однако похожих наименований много, поэтому может оказаться сложным выбрать именно вашего партнёра среди большого числа фирм, найденных программой. Когда нужная организация обнаружена, надо активировать кнопку «Отправить приглашение». Когда фирма его примет, она появится в списке ваших партнёров.

Для пользователя вся документация в программе разделена на группы. Их три: внутренние, исходящие, а также входящие. Ещё доступны черновики и удалённые. «Входящие» – это любые цифровые бумаги, которые прислали внешние организации, в том числе партнёры. Сюда автоматически складываются все файлы, полученные извне. Все новые сообщения будут выделены шрифтом.

Файлы ЭДО для партнёрских фирм, добавляются тремя способами: генерацией документов определённой формы (счетов-фактур, накладной, других); загрузкой с ПК; загрузкой из учетной записи. Любой документ, имеющий отношение к ЭДО, можно отослать на согласование и на подписание.

Цены на услуги сервиса рассчитаны по количеству документов: от 600 до 12000 исходящих. В простом варианте цена системы составит 4200 рублей. В наиболее дорогом 68400. Другие услуги:

• Сертификат ЭП – 1-3 тысячи рублей.
• Разрешение на использование модуля 1С – 11,8 тысяч рублей.
• Интеграция с 1С – 2,3 тысячи рублей.
• API-Лицензия – 18 тысяч рублей за год.

Всю информацию об услугах можно узнать на сайте разработчика системы Диадок.